FAQ: Hosting
1. Je profiel als Host
Zodra je je lidgeld hebt betaald, zal de Hostlist Coordinator je Servas Online-account activeren en ontvang je een link om je eigen profiel aan te maken op de Servas International page. Hier voeg je de gevraagde informatie over jezelf en je huishouden toe. Vergeet de foto niet, het is altijd leuk om te zien wie je bent. Neem de tijd om dit zorgvuldig in te vullen, want dit is de eerste indruk die je toekomstige gasten van je krijgen! Vergeet niet om het up-to-date te houden.
Als je tegen problemen aanloopt, kun je om hulp vragen door contact op te nemen via het contactformulier of via mail.
Ja, je kunt en moet je profiel zelf bijwerken!
Servas International vereist dat je je profiel minstens één keer per jaar controleert, en vaker als er wijzigingen moeten worden aangebracht (vb. nieuwe LOI, nieuw telefoonnummer of adres, …).
Als je tegen problemen aanloopt, kun je om hulp vragen door contact op te nemen via het contactformulier of via mail.
Als je een goede ‘match’ tussen jou en je potentiële gast wilt bevorderen, schrijf dan iets over je interesses, welke activiteiten je aantrekkelijk vindt, wat je beroep is of was, je vrijetijdsbesteding, iets over wat je graag leest, bekijkt, doet, waar je zelf hebt gereisd, je reisplannen,… Dit is een goede manier om elkaar van tevoren een beetje te leren kennen.
Je vindt de instructies in dit document.
Alleen geregistreerde leden hebben toegang tot Servas Online en kunnen je adres en de informatie in je profiel zien.
2. Voor de gast arriveert
De Traveler had normaliter zijn LOI moeten meesturen (als pdf of via een link naar zijn profiel) toen hij contact met je opnam. Als dat niet het geval is, moet je hem of haar vragen deze naar je op te sturen.
Je kunt hen ook altijd opzoeken op de pagina van Servas International, nadat je bent ingelogd (Search Members)
Antwoord altijd zo snel mogelijk, zelfs (of vooral) als het antwoord nee is en je de Traveler niet kunt ontvangen op de gevraagde dag(en) of om één of andere reden.
Dat laat de Traveler toe contact op te nemen met andere Hosts. Als je een Host kent die graag meer bezoekers wil, kun je de Traveler eventueel naar hem/haar doorverwijzen!
Hoewel een verblijf van 2 nachten de voorkeur geniet, kunnen ze vragen om slechts 1 nacht te blijven of om een langer verblijf. Het is aan jou of je hier positief op wilt reageren.
Ja, als je geen mensen kunt ontvangen op de gevraagde dagen of om een andere reden, dan kun je de reiziger laten weten dat je niet beschikbaar bent. Je hoeft niet aan te geven waarom je de gast niet kunt ontvangen. Uiteraard weiger je een reiziger niet op basis van ras, religie of seksuele geaardheid.
Als de reiziger geen LOI kan overleggen, moet je hem weigeren.
Absoluut, we moedigen lokale bezoeken aan!
Zorg er altijd voor dat je hun contactgegevens hebt, zodat je ze kunt informeren. Als je andere Hosts in de buurt kent, kun je eventueel contact met hen opnemen om te vragen of ze beschikbaar zijn.
3. Terwijl de gast bij je thuis verblijft
Er zijn geen vaste regels. Mensen ontvangen (en reizen) op veel verschillende manieren, en je geeft wat je kunt en waar je je goed bij voelt. Er zijn dus genoeg opties! De Travelers zijn te gast in jouw huis en dagelijks leven, en er wordt van hen verwacht dat ze daarmee rekening houden. Goede communicatie is belangrijk.
Het is bijvoorbeeld belangrijk om je gasten te laten weten wat je plannen zijn voor de maaltijden: ga je koken? Verwacht je dat ze al gegeten hebben als ze aankomen? Kunnen ze hun eigen eten meenemen of klaarmaken? Als je van plan bent ze uit te nodigen voor een maaltijd, vergeet dan niet te vragen naar allergieën of voedselbeperkingen.
Hoeveel tijd je samen doorbrengt en of je samen activiteiten onderneemt, hangt van jou af en van je dagelijkse leven en mogelijkheden. Er is geen verplichting, zolang je maar wat tijd maakt om elkaar te leren kennen.
Over het algemeen is een standaard Servas-verblijf 2 nachten. Als de vraag zich voordoet kunnen jullie beslissen of ze langer/korter dan 2 nachten mogen blijven,.
Zowel Hosts als Travelers kunnen door omstandigheden hun plannen moeten wijzigen, zelfs op het laatste moment. Zorg ervoor dat je elkaar informeert als plannen veranderen!
Als regel geldt: nee, je kunt geen kosten in rekening brengen die verband houden met het verblijf (accommodatie en maaltijden)!
Er wordt geen geld uitgewisseld tussen Host en Traveler voor het verblijf.
Als je gast vb. aanbiedt om boodschappen te doen of je uitnodigt om uit eten te gaan, kun je dat natuurlijk wel accepteren
Als je, als Host, bereid bent en in mogelijkheid verkeert om je gast/Traveler ergens mee naartoe te nemen en dat brengt extra kosten met zich mee, dan kun je daar afspraken over maken. Als je samen ergens naartoe gaat waarvoor entree betaald moet worden, dan is het principe dat ieder zijn eigen kosten betaalt. Maar nogmaals: communicatie is de sleutel!
a, een Host kan afspraken maken over bijvoorbeeld het tijdstip van ontbijt en van vertrek uit het huis. Als de gast ’s avonds uitgaat, kan eventueel ook worden afgesproken hoe laat de Host de gast/Traveler uiterlijk thuis verwacht.
Als de Traveler specifieke wensen heeft, is het best de Host hierover – indien mogelijk – van tevoren te informeren, zodat hij kan controleren of het verenigbaar is met zijn dagelijks leven.
Vaak is er maar één badkamer voor Host en Traveler, in dat geval is het nodig afspraken te maken over het gebruik ervan. Goede communicatie en respect zijn van cruciaal belang!
Je bent niet verplicht om een sleutel te geven of om je gasten in je huis te laten verblijven als je weg bent, als je je daar ongemakkelijk bij voelt, maar dat kan wel en veel Servas-leden doen dat ook.
Verwacht iemand die bereid is om wat tijd met je door te brengen, om een goed gesprek of praatje te hebben, ook al hebben ze misschien een druk reisschema.
De Traveler kan een handje toesteken, bijvoorbeeld bij het afruimen van de tafel na het ontbijt, en wordt verondersteld de gebruikte badkamer en slaapplaats netjes achter te laten.
Je kunt contact opnemen met je lokale coördinator of de nationale secretaris om problemen of ongepast gedrag (sterke onenigheid of ruzie, intimidatie, ongewenste intimiteit) te bespreken, zodat we indien nodig actie kunnen ondernemen (volgens de klachtenbehandelingsprocedure).
Wat schade betreft, kan Servas geen aanvullende verzekering aanbieden en moet alle schade worden geregeld via de eigen aansprakelijkheidsverzekering van de reiziger en de gastheer.
Er zijn veel mogelijkheden, zoals:
- Gebruik lokale, seizoensgebonden producten voor maaltijden, of zelfs producten uit de tuin
- Bezoekers informeren over afval sorteren
- Waar mogelijk reizen met het openbaar vervoer faciliteren
- Fietsen uitlenen of fietsverhuur aangeven
- Kleinere locaties buiten de platgetreden paden promoten
Voor de visie van Servas International: Caring for our planet, Sustainable Development en Sustainable Travel Tips.